Art. 206. Ao receber a petição inicial de processo, o escrivão ou o chefe de secretaria a autuará, mencionando o juízo, a natureza do processo, o número de seu registro, os nomes das partes e a data de seu início, e procederá do mesmo modo em relação aos volumes em formação. [cor. ao art. 166 do CPC/1973] (1)
(1) O dispositivo descreve o ato administrativo pelo qual o escrivão ou o chefe da secretaria, através das informações contidas na petição inicial, reúne os principais dados que individualizam e caracterizam a lide, constituindo assim os autos. A partir deste momento, todos os atos e documentos que se desenvolverem ao longo do processo serão registrados nos autos.
Art. 207. O escrivão ou o chefe de secretaria numerará e rubricará todas as folhas dos autos. [cor. ao art. 167 do CPC/1973] (1)
Parágrafo único. À parte, ao procurador, ao membro do Ministério Público, ao defensor público e aos auxiliares da justiça é facultado rubricar as folhas correspondentes aos atos em que intervierem. [cor. ao art. 167, §único do CPC/1973]
(1) O erro praticado pelo cartório ou secretaria na numeração das folhas que compõe os autos representa vício sanável: “Não há nulidade no processo em decorrência de uma numeração equivocada nos autos, por se tratar de mero erro material, que não provocou qualquer prejuízo às partes”. (TJMG, AP 1.0024.07.582029-0/001, j. 01.07.2015).
E ainda: “Isso porque, em análise ao conteúdo constante na exceção de pré-executividade e o que restou decidido na r. decisão hostilizada, não se vislumbra a juntada equivocada de uma decisão em dissonância com o que consta nos autos. O que se verifica é que houve a digitação do número dos autos equivocadamente, falha esta incapaz de gerar qualquer vício, uma vez que o conteúdo da exceção de pré- executividade foi devidamente analisada”. (TJPR, AI 1114892-0, j. 26.11.2013).
Art. 208. Os termos de juntada, vista, conclusão e outros semelhantes constarão de notas datadas e rubricadas pelo escrivão ou pelo chefe de secretaria. [cor. ao art. 168 do CPC/1973] (1)
(1) Assim: “Para que os atos praticados pelo escrivão (ou chefe ou diretor de secretaria de Tribunal), sejam válidos, é indispensável que sejam assinados ou rubricados pelo próprio escrivão, conforme determinam os arts. 168 e 169 do CPC. Certidão sem assinatura não é certidão”. (STJ, AgRg no AI 599.457, j. 13.09.2005).
E ainda: “Hipótese em que a certidão de intimação da decisão agravada não vem firmada pelo escrivão judicial, o que equivale à inexistência do ato que se pretende demonstrar e, via de conseqüência, fulmina a admissibilidade do recurso, face à impossibilidade de averiguação de sua tempestividade.” (TJRS, AI 70053373437, j. 13.03.2013).
Art. 209. Os atos e os termos do processo serão assinados pelas pessoas que neles intervierem, todavia, quando essas não puderem ou não quiserem firmá-los, o escrivão ou o chefe de secretaria certificará a ocorrência. [cor. ao art. 169 do CPC/1973]
§1oQuando se tratar de processo total ou parcialmente documentado em autos eletrônicos, os atos processuais praticados na presença do juiz poderão ser produzidos e armazenados de modo integralmente digital em arquivo eletrônico inviolável, na forma da lei, mediante registro em termo, que será assinado digitalmente pelo juiz e pelo escrivão ou chefe de secretaria, bem como pelos advogados das partes. [cor. ao art. 169, §2º do CPC/1973] (1)
§2oNa hipótese do § 1o, eventuais contradições na transcrição deverão ser suscitadas oralmente no momento de realização do ato, sob pena de preclusão, devendo o juiz decidir de plano e ordenar o registro, no termo, da alegação e da decisão. [cor. ao art. 169, §3º do CPC/1973]
(1) Um exemplo de tal prática ocorre quando o termo da audiência de instrução e julgamento, que contém o resumo do corrido na audiência e as eventuais decisões prolatadas durante este ato processual, é assinado pelo juiz, pelos advogados, pelo membro do Ministério Público, pelo escrivão ou chefe da secretaria (art. 367, §2º) para que, posteriormente, seja disponibilizado em meio eletrônico (art. 367, §4º).
(1) Sobre a assinatura digital do juiz, conferir arts. 205, §2º e 2º da Lei 11.419/2006.
Art. 210. É lícito o uso da taquigrafia, da estenotipia ou de outro método idôneo em qualquer juízo ou tribunal. [cor. ao art. 170 do CPC/1973] (1)
(1) De modo semelhante, prevê o art. 13, §3º da Lei 9.099/1995 que “os atos considerados essenciais serão registrados resumidamente, em notas manuscritas, datilografadas, taquigrafadas ou estenotipadas”.
Ademais, “em se tratando de sentença estenotipada o prazo para recurso começa a correr da intimação de sua transcrição”. (TRF3, AI 0038943-92.1990.4.03.9999, j. 24.09.1991).
Art. 211. Não se admitem nos atos e termos processuais espaços em branco, salvo os que forem inutilizados, assim como entrelinhas, emendas ou rasuras, exceto quando expressamente ressalvadas. [cor. ao art. 171 do CPC/1973] (1)
(1) Assim como é vedado às partes lançar nos autos cotas marginais e interlineares (art. 202), o escrivão e o chefe da secretaria também estão impedidos de grafar indevidamente termos, de modo a comprometer a autenticidade e veracidade do documento público.
Ademais, insta esclarecer que o juiz poderá apreciar a admissibilidade do documento que contenha entrelinha, emenda, borrão ou cancelamento em um de seus pontos essenciais (art. 426).