Art. 29 – A Carteira de Trabalho e Previdência Social será obrigatoriamente apresentada, contra recibo, pelo trabalhador ao empregador que o admitir, o qual terá o prazo de quarenta e oito horas para nela anotar, especificamente, a data de admissão, a remuneração e as condições especiais, se houver, sendo facultada a adoção de sistema manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério do Trabalho. (Redação dada pela Lei nº 7.855, de 24.10.1989)
A anotação do contrato de trabalho deve ser feita no prazo de 48 horas de admissão do empregado, incluindo-se a data de admissão, tratando-se de obrigação do empregador. Se descumprida, poderá incorrer em diversas sanções administrativas, trabalhistas e até mesmo podem alcançar a esfera criminal artigos 203 e 337-A do Código Penal.
Se o empregado não quiser que seja anotada sua carteira de trabalho, não poderá o empregador admiti-lo, eis que responderá pelas respectivas sanções, independentemente da vontade do empregado, eis que se trata de direito indisponível.
A falta de entrega de recibo da CTPS para as anotações do contrato irá gerar presunção de retenção do documento por parte do empregador.
A retenção por mais de 48 horas importará na penalidade do artigo 53 da CLT. Conforme a Lei 5.553/68, a retenção de CTPS em prazo superior a 5 dias importa em contravenção penal punível com pena de prisão simples de 1 a 3 meses e multa.
Não é lícita qualquer prática como normalmente se verifica, em celebrar informalmente um “período de experiência” sem anotação na carteira profissional. Mesmo o contrato de experiência deve ser anotado, constando a data, a condição de contratação de experiência e seu respectivo prazo, além da possibilidade de prorrogação dentro do prazo legal máximo de 90 dias (artigo 445, § único da Consolidação das Leis do Trabalho).
As condições de trabalho especiais, como contrato por obra certa, contrato por prazo determinado, contrato de experiência, entre outros, devem ser compulsoriamente anotadas, sob pena de gerar presunção de inexistência, que pode ser elidida por prova em contrário.
A anotação das condições de trabalho deve respeitar as exatas condições da contratação, como período de trabalho, efetiva remuneração paga (valor e forma de pagamento). A irregularidade da anotação poderá levar o empregador a responder por diversas sanções, inclusive de ordem criminal (artigo 49 da CLT que faz remissão ao artigo 299 do Código Penal).
A anotação do contrato de trabalho é um direito reconhecido pela CLT, o qual foi recepcionado pelo artigo 7º, inciso I, da Constituição Federal de 1988, o qual trata o reconhecimento da relação de emprego como direito fundamental do trabalhador.
Deverão ser anotadas as datas de admissão e saída, forma de remuneração, condições especiais acima mencionadas, férias (artigo 135 da CLT), períodos de suspensão ou interrupção do contrato de trabalho, CNPJ do empregador caso pessoa jurídica, número da CD (comunicação de dispensa) para efeito de seguro desemprego no caso de rescisão sem justa causa, dados do PIS, alterações do estado civil. Eventuais modificações no contrato de trabalho, principalmente em termos de função ou remuneração, devem ser anotadas conforme forem ocorrendo.
As anotações regulares da CTPS podem ser substituídas pela Ficha de Anotações e Atualizações da Carteira de Trabalho e Previdência Social, documento instituído pela Portaria nº 628, de 10.8.2000, considerando a conveniência e necessidade da utilização de recursos da informática para agilizar as anotações e atualizações da CTPS. Atualmente, tal forma de anotação pode ser realizada conforme a Portaria nº 41, do Ministro de Estado do Trabalho e Emprego, de 28.03.2007, permitindo a geração de dados eletrônicos na anotação da carteira profissional.
Utilizando o empregador esta ficha, deverá fornecer cópia ao empregado mediante recibo, em periodicidade nunca superior a 12 meses.
§ 1º As anotações concernentes à remuneração devem especificar o salário, qualquer que seja sua forma de pagamento, seja ele em dinheiro ou em utilidades, bem como a estimativa da gorjeta. (Redação dada pelo Decreto-lei nº 229, de 28.2.1967)
A anotação da remuneração paga ao empregado deve ser exatamente idêntica à forma efetivamente paga. Qualquer adulteração de anotação para constar valor que não seja o efetivamente pago, especialmente quando se pratica a remuneração clandestina, também conhecida no jargão popular como “salário por fora”, pode incorrer em graves sanções administrativas, trabalhistas e até de ordem criminal (vide artigo 49 da CLT, bem como nos artigos 299 e 337-A do Código Penal).
§ 2º – As anotações na Carteira de Trabalho e Previdência Social serão feitas: (Redação dada pela Lei nº 7.855, de 24.10.1989)
a) na data-base; (Redação dada pela Lei nº 7.855, de 24.10.1989)
b) a qualquer tempo, por solicitação do trabalhador; (Redação dada pela Lei nº 7.855, de 24.10.1989)
c) no caso de rescisão contratual; ou (Redação dada pela Lei nº 7.855, de 24.10.1989)
d) necessidade de comprovação perante a Previdência Social. (Redação dada pela Lei nº 7.855, de 24.10.1989)
O empregado possui o direito de ver sua CTPS anotada corretamente a qualquer tempo, bastando solicitar sua atualização. Não obstante tal direito, cabe ao empregador promover a regularização da anotação na data-base da categoria profissional, no caso de rescisão contratual, ou caso seja necessária sua comprovação perante a Previdência Social.
§ 3º – A falta de cumprimento pelo empregador do disposto neste artigo acarretará a lavratura do auto de infração, pelo Fiscal do Trabalho, que deverá, de ofício, comunicar a falta de anotação ao órgão competente, para o fim de instaurar o processo de anotação. (Redação dada pela Lei nº 7.855, de 24.10.1989)
A falta de anotação do contrato de trabalho leva o Ministério do Trabalho e Emprego a abrir um processo administrativo para lavrar um auto de infração contra o empregador, além de ser exigida sua anotação. Trata-se de infração grave, que pode sujeitar o empregador faltoso a diversas sanções, como anteriormente mencionado.
§ 4º É vedado ao empregador efetuar anotações desabonadoras à conduta do empregado em sua Carteira de Trabalho e Previdência Social. (Incluído pela Lei nº 10.270, de 29.8.2001)
§ 5º O descumprimento do disposto no § 4º deste artigo submeterá o empregador ao pagamento de multa prevista no art. 52 deste Capítulo. (Incluído pela Lei nº 10.270, de 29.8.2001)
A carteira profissional é um importante documento público que traz uma série de informações importantes sobre seu portador. Anteriormente, era autorizada a anotação de conduta do trabalhador pela autoridade policial, o que veio a ser banido, já que a CTPS é um documento de proteção do trabalhador, não podendo atuar contra este. Não pode a CTPS criar empecilhos para que seu portador venha a obter novo emprego, por se tratar de um retrato da vida profissional do trabalhador.
A prática de anotação na CTPS do trabalhador de diversas situações desabonadoras levou o legislador a introduzir os parágrafos 4º e 5º no artigo 29 da CLT. A jurisprudência dos julgados trabalhistas já tinha sedimentada a posição que a anotação de situações desabonadoras na CTPS levava o empregador a responder por uma indenização por dano moral.
A Lei 10.270/2001 introduziu a proibição da anotação de informações desabonadoras, o que já era proibido pelo Ministério do Trabalho e Emprego através da Portaria 41/2007, de 28.03.2007, que inclusive menciona uma preocupação contra atitudes discriminatórias que venham a ser praticadas por um novo empregador, assim consideradas aquelas que trazem informações caluniosas, difamatórias, injuriosas ou discriminatórias, ainda que indiretamente ou que induza a tanto.
Como exemplo, é possível destacar informações sobre dispensa por justa causa, anotações de suspensões ou mesmo informações de caráter pessoal que revelem dados sensíveis que possam prejudicar a obtenção de novo emprego.
Uma questão em ampla discussão nas Cortes Trabalhistas é a menção que determinada anotação ocorreu por força de determinado processo trabalhista, o que pode incorrer em delicada situação para o candidato a emprego, já que muitos empregadores preferem não contratar candidatos que já tenham procurado a Justiça do Trabalho. É recomendável, inclusive para as Secretarias de Varas do Trabalho, que procedam a anotação de dados, sem constar o número do processo ou qualquer alusão a uma reclamação trabalhista. Vários julgados já condenaram o empregador que assim procede a uma indenização por danos morais.